マンション管理費削減3年越しの活動 (4)

/ 2011-11-03/ Posted in マンション管理 / No Comments »


いよいよ書類選考、最終選考が終了

管理委託費削減を目的として、管理委託の仕様を確定し、その仕様をもとに管理会社の見積が始まりました。総合管理会社の応募は全13社です。都内から1時間半、横浜からでも電車で30分はかかる立地ですので、どれだけの応募があるかは未知数でしたが、当初の応募は21社、仕様等を見て後に辞退した会社があり、最終的に13社でした。それでも選定に困るくらいの数でした。

まずは書類選考です。13社の見積が一覧表として提示されました。この中からどうやって決定していくかというと、

  • 金額
  • 会社概要(規模や担当管理組合数、離職率等)
  • 管理組合が抱える課題に対する提案
  • 現地視察をした担当者からの改善提案
  • 管理会社に対する過去の対応実績(コンサルタント会社の知見)
  • 個別に要望した情報(我々は近隣にある担当物件情報を依頼)

等によって絞込みをしていきます。

我々の場合、現行の管理会社1社と他に3社を選定し、計4社で最終選考に進みました。

最終選考では実際の担当者が来て質疑込み50分で面接をします。実際に担当する予定の人がプレゼンをするわけですから、その人の人柄や仕事のやり方などを判断していきます。

このような段階を経て、いよいよ次年度に委託する候補会社が決定しました。
(総会で承認されて初めて決定となりますので、現時点ではまだ候補会社という位置づけです。)

結果はというと、総合管理会社への委託費は、1000万円強から500万円弱と55%も削減できました。
また、日常清掃、定期清掃、エレベータ保守、植栽、排水管清掃など各種業務も見なおした結果、トータルで43%、金額にして1000万円以上の値下げができました。費目別の削減率、管理費会計全体の削減率は下記のグラフのようになりました(クリックすると拡大します)。

委託費削減コンサルタントの作業

今回の我々の削減作業は、専門のコンサルタントに頼んでいます。そのコンサルタントを選ぶのに、3社を選んでプレゼンを聞いて住民で選択しました。我々が選んだのは3社の中でも最も費用が高い企業でしたが、実行力に強い信頼が置けたことが選択の理由でした。

コンサルタントが実施するのは次のことです。

  1. 管理委託仕様書の作成
    コンサルタントが独自に作っている管理委託仕様書をもとに、我々のマンションにあった仕様に作り直します。通常書かれている仕様に比べ、圧倒的に記述が詳細になります。仕様書として数倍のボリュームになります。これにより、質が高く詳細な委託仕様書になります。
  2. 見積取得
    上記委託仕様書に基づいて多数の業者に見積を依頼します。我々が委託したコンサルタントは、業界新聞での告知、現行の請負業者を含む業者への直接連絡等を行うことにより、多数の業者が見積に参加します。見積にあたっては、現地視察を行います。またこの時、各業者に対しマンションに対する提案書の提出も依頼します。
  3. 書類選考
    上記に書いた、見積書、提案書、会社概要、近隣の担当物件、等の資料を作成し、居住者が集まって決定していきます。管理委託会社であれば3社程度を選定します。
  4. 最終選考
    書類選考で勝ち残った業者がプレゼンをし、住民が最終決定します。

このようなステップで進んでいくのです。

この間、実際にマンションの管理組合がやるべきことは、コンサルタントとの打ち合わせと選考会への参加です。我々が費やした時間は、

  • 打ち合わせは1回2時間が3回程度で計6時間
  • 書類選考が4時間
  • 最終選考は7時間

でした。作業全体は膨大ですが、ほとんどのことはコンサルタントがやってくれます。

管理組合は僅かな作業で、大きな効果を得ることができます。そこにコンサルタントの価値があります。


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